La newsletter Métaveille, un outil d’animation du groupe d’intérêt Veille

Comment anticiper les évolutions d’un contexte de recherche ? Comment identifier de nouveaux partenaires et suivre les activités des partenaires actuels ? Comment se positionner rapidement sur des appels à projets incontournables et trouver ainsi des financements ? En mettant en place des dispositifs de veille ciblée et automatisée ! La DipSO s’est engagée dans l’accompagnement des collectifs scientifiques et d’appui INRAE, en apportant un appui méthodologique et technologique, mis en œuvre par un réseau de veilleurs. Pour optimiser ces services aujourd’hui, la DipSO mutualise ses ressources et fait appel à l’intelligence collective, c’est tout l’enjeu du groupe d’intérêt Veille et de la métaveille qui a été créée. 

Contexte et enjeux

En lien avec la création d’INRAE en 2020, concrétisant la fusion d’INRA et d’Irstea au service d’une nouvelle ambition scientifique, une grande réorganisation interne a permis de réunir des agents issus d’horizons à la fois proches et différents, souvent complémentaires. À son échelle, le groupe d’intérêt (GI) Veille, a été créé dans cette dynamique : pour que les veilleurs INRAE, aux profils et rattachements variés (DipSO, directions d’appui, IST, unités de recherche...) se rencontrent pour échanger, se former, monter en compétences, innover et progresser dans leurs pratiques, afin de rendre un service adapté et efficace aux commanditaires internes de veille. Lancée en avril 2022, la Métaveille répond au besoin exprimé par les membres du GI et l’équipe Production Veille du pôle ASTRA (Analyse pour éclairer la STRAtégie) : « Nous avons du mal à nous tenir informés des nouveautés sur notre métier, c’est le comble pour des veilleurs... ».  C’est ainsi qu’un groupe de travail a été lancé pour définir le besoin, et mettre en place un dispositif de veille métier avec le nouvel outil Cikisi. 

Résultats

Une veille collaborative métier est réalisée avec la plateforme intégrée Cikisi déployée à INRAE. Son dispositif permet de surveiller automatiquement cinquante sources de référence sur la thématique de la veille et de l’intelligence artificielle (IA). Le groupe éditorial sélectionne de manière collaborative les informations clés qui seront diffusées dans une newsletter. Celle-ci, structurée en six rubriques, est diffusée tous les deux mois à l’ensemble des membres.

Depuis fin 2022, cinq bulletins sont parus. Ils sont le fruit d'une veille collaborative issue d'un groupe de travail mixte qui regroupe des veilleurs DipSO et des veilleurs missionnés issus de différentes unités d'appui ou de recherche. Cette veille organisée et partagée permet un maintien à l’état de l’art des connaissances des praticiens de la veille à INRAE ainsi qu’une adaptation en continu de leurs pratiques. 

Concrètement, le groupe fournit une sélection des dernières informations professionnelles telles que les événements et formations à venir, les tendances sur les outils de veille et les pratiques, ou encore des retours d’expériences.

Cette veille facilite une posture active des veilleurs qui doivent rester à l’écoute de l’évolution du métier et de son écosystème, comme par exemple l’impact des IA génératives sur leur métier, ou toute nouvelle pratique repérée au sein d’une grande diversité d’acteurs. Elle permet ainsi aux veilleurs INRAE de monter en compétences via ce dispositif qui contribue à leur formation, et d’adapter leurs pratiques de veille aux nouveaux outils repérés pour lesquels des tests seront organisés, et en s’inspirant de témoignages d’experts issus de domaines très différents. 

Perspectives

Afin de faciliter l’usage et l’appropriation de Métaveille par les veilleurs d’INRAE, nous envisageons d'enrichir son contenu et de la décliner sur d'autres supports.  La sélection d'informations brutes évoluera vers la mise à disposition d’informations enrichies d'une analyse. Ce produit, qui propose actuellement un « focus du mois » sur un sujet spécifique sous la forme d’une courte synthèse et d’éléments clés, évoluera vers un bulletin plus analytique, où des avis, des retours d’expérience de veilleurs seront fournis. Pour cela, le format newsletter n’étant pas optimal, d’autres canaux de diffusion plus dynamiques, facilitant les interactions entre lecteurs vont être étudiés (comme par exemple le « reader portal » de Cikisi).

Valorisation

Actuellement, la newsletter est envoyée par mail via les listes de diffusion du groupe d’intérêt Veille (34 membres), et des utilisateurs de la plateforme de veille Cikisi.

Elle est également accessible depuis la rubrique Communauté du portail intranet eVeille, portail dédié à la veille stratégique à INRAE. Vous retrouverez également dans cette rubrique de l’information non traitée mais relative au métier de veilleur. N’hésitez pas à vous y abonner soit à partir du portail eVeille (abonnement aux alertes), soit en écrivant à Metaveille@inrae.fr.